Stages et emplois

De nombreuses questions surgissent au moment de la période des stages étudiants. Celles-ci concernent aussi bien les structures qui vont accueillir les stagiaires que les différents organismes de formation supérieure, qui suivent leurs étudiants dans cette période. Pour accéder à une information claire et organisée a été créé au printemps 2015 ce guide pratique des stages étudiants.

Les réponses à toutes ces questions ont évolué avec la loi Fioraso, adoptée au Parlement le 26 juin 2014. Le ministère de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche a donc pris les devants en collectant les informations pour les rendre facilement accessibles en un guide. Elles sont organisées, pour chaque type d’acteur, selon la période (avant, pendant, après le stage) et répertorient aussi les situations à problème et les solutions disponibles.
Ceci constitue une base, complétée par une version téléchargeable plus détaillée.

Procédure pour une convention de stage :

ATTENTION ! Vous devez respecter le délai minimum entre la saisie et le début du stage : 20 jours pour un stage en France et 1 mois pour un stage à l’étranger.
Pour les délais, veuillez tenir compte des périodes de fermeture administrative et de congés universitaires.

Étape 1 : Fiche de liaison

Téléchargez la fiche de liaison à compléter et à faire signer par votre enseignant référent stages.

Vous êtes inscrit(e) en Licence 1ère, 2ème ou 3ème année : Fiche de liaison Licence

Vous êtes inscrit(e) en Licence professionnelle ou Master : Fiche de liaison Licence Professionnelle / Master

La gratification est obligatoire dès lors que la durée du stage est supérieure à deux mois, c'est-à-dire dès lors que la durée de la présence effective du stagiaire est supérieure à 308 heures. Cette obligation s'applique aux entreprises, aux administrations publiques, aux associations ou tout autre organisme d'accueil.

Elle est versée chaque mois, et non pas en fin de stage. Elle est due dès le premier jour du stage.

La gratification minimum est de 3,75 euros net par heure de stage, un mois correspondant à une présence effective de 22 jours de  7 heures (soit 154 heures), la gratification mensuelle minimum est de 577,50 euros net.

Les gratifications versées aux stagiaires ne sont pas assujetties à l’impôt sur le revenu (dans la limite du montant annuel du SMIC).

Cas particulier : stage dans un laboratoire du CNRS ou associé au CNRS ou à l'INRA.

Si une gratification est prévue par le laboratoire associé au CNRS, la fiche de demande de gratification est à joindre obligatoirement à la convention.

Étape 2 : Saisie des données du stage dans votre ENT

Connectez-vous à l'aide de votre identifiant et de votre mot de passe à votre espace numérique de travail-ENT pour y saisir les données du stage

(onglet "Stages et emplois"> Conventions de stage)

Étape 3 : Documents à fournir au secrétariat pédagogique 

La fiche de liaison / demande de stage complétée et signée par l'enseignant référent, ainsi que le récapitulatif de la saisie sur PStage sont à remettre accompagnés d'une attestation d'assurance de responsabilité civile couvrant les stages à votre secrétariat pédagogique.
L'attestation d'assurance de responsabilité civile couvrant les stages est obligatoire pour la signature de la convention et doit couvrir le stage pendant toute sa durée.

Pour les stages à l'étranger :

  •     Fournir une attestation de sécurité sociale en cours de validité et couvrant le stage sur toute sa durée.
  •     Renseigner l'attestation de prise en charge de la CPAM quel que soit le montant de la gratification.
  • Si la gratification horaire prévue est supérieure à 15% du taux horaire de la sécurité sociale renseigner en plus le formulaire relatif à la protection contre les accidents du travail
  • Le pays d’accueil doit figurer sur l’attestation d’assurance responsabilité civile.
  • Télécharger le formulaire "Personal data collection form" et l'adresser à votre tuteur professionnel. En accord avec la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), ce formulaire permet à votre tuteur professionnel de déclarer s'il autorise ou pas l'Université à réutiliser ses coordonnées en vue de constituer un fichier des tuteurs susceptibles d'accepter de futurs étudiants en stage à l'étranger.

Étape 4 : Signature de la convention de stage/Avenant

Une fois éditée, la convention de stage doit obligatoirement être signée par :

  • le stagiaire
  • le représentant de l'établissement d'enseignement
  • le représentant légal de l'organisme d'accueil
  • le tuteur de stage de l'organisme d'accueil
  • l'enseignant référent du stagiaire

Il vous appartient de récupérer un exemplaire original de la convention signé par toutes les parties avant le début du stage.

Avenant

Avec l'accord de l'organisme d'accueil et de l'enseignant référent, il est possible d'établir un avenant à la convention de stage. Le circuit des signatures et le suivi assuré par le secrétariat pédagogique sont les mêmes que pour la signature de la convention initiale.

Vous êtes inscrit(e) en Licence 1ère, 2ème ou 3ème année : Fiche de liaison Licence AVENANT

Vous êtes inscrit(e) en Licence professionnelle ou Master : Fiche de liaison Licence Pro/Master AVENANT

Étape 5 : Attestation de stage

La législation sur les retraites (loi n°2014-40 du 20 janvier 2014) ouvre aux étudiants dont le stage a été gratifié la possibilité de faire valider celui-ci dans la limite de deux trimestres, sous réserve du versement d’une cotisation. L’attestation de stage est indispensable pour pouvoir, sous réserve du versement d’une cotisation, faire prendre en compte le stage dans les droits à retraite.

L'attestation de stage est annexée à la convention. Elle sera remise au stagiaire à l'issue du stage par l'organisme d'accueil.

Mise à jour le 29/08/2019

Guide pratique

Pour tout savoir sur les stages, suivez le guide !

Convention de stage